Mieter widerspricht der Nebenkostenabrechnung: So reagieren Sie als Vermieter

Erst lesen, dann antworten

Einwände gegen die Nebenkostenabrechnung sind häufig. Immer mehr Mieter lassen ihre Abrechnung von Mietervereinen oder Prüfdiensten kontrollieren, oft kostenlos über ihre Rechtsschutzversicherung. Ein Einwand heißt deshalb nicht, dass Sie etwas falsch gemacht haben.

Gesetzlich müssen Sie nicht innerhalb einer bestimmten Frist antworten. Trotzdem ist eine sachliche, schriftliche Antwort sinnvoll. Solange die Punkte offen sind, zahlt Ihr Mieter eine Nachzahlung in der Regel nicht. Gehen Sie die Einwände deshalb Punkt für Punkt durch.

Hat Ihr Mieter rechtzeitig widersprochen?

Ihr Mieter muss seine Einwände spätestens 12 Monate nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Kommen die Einwände später, kann er sie in der Regel nicht mehr geltend machen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Umgekehrt gilt auch Ihre eigene Frist: Die Abrechnung musste spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Mehr dazu im Artikel Frist der Nebenkostenabrechnung.

Belegeinsicht gewähren

Ihr Mieter darf die Rechnungen, Bescheide und Verträge einsehen, auf denen die Abrechnung beruht. Solange Sie ihm die verlangte Einsicht nicht gewähren, darf er eine Nachzahlung zurückhalten (BGH, Urteil vom 7. Februar 2018, VIII ZR 189/17).

• Bieten Sie einen Termin an, bei dem Ihr Mieter die Originalbelege ansehen kann.
• Legen Sie alle Unterlagen geordnet bereit, am besten in der Reihenfolge der Abrechnung.
• Auf Wunsch können Sie zusätzlich Kopien schicken.

Die häufigsten Einwände

Diese Punkte bemängeln Mieter am häufigsten. So schätzen Sie sie ein:

„Die Abrechnung kam zu spät“

Berechtigt, wenn die Abrechnung erst nach Ablauf von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums ankam. Dann können Sie eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 BGB). Ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.

„Diese Kosten dürfen nicht umgelegt werden“

Berechtigt bei Reparaturen, Instandhaltung, Verwaltung, Kontoführung oder Rücklagen. Das sind keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Laufende Kosten für Betrieb, Pflege und Wartung wie Reinigung oder Gartenpflege dürfen Sie dagegen umlegen.

„Diese Kostenart steht nicht im Mietvertrag“

Steht im Mietvertrag, dass der Mieter „die Betriebskosten“ trägt, gilt das für alle Kostenarten, die in der Betriebskostenverordnung genannt sind. Eine Aufzählung ist nicht nötig (BGH, Urteil vom 10. Februar 2016, VIII ZR 137/15). Anders bei sonstigen Betriebskosten wie einer Dachrinnenreinigung: Die müssen einzeln im Mietvertrag stehen (BGH, Urteil vom 7. April 2004, VIII ZR 167/03).

„Der Verteilerschlüssel ist falsch“

Ist im Mietvertrag nichts vereinbart, gilt die Wohnfläche. Wird der Verbrauch gemessen, etwa mit Wasserzählern, ist nach Verbrauch zu verteilen (§ 556a Abs. 1 BGB). Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt ohne Vereinbarung der Schlüssel der Eigentümergemeinschaft, solange er nicht unbillig ist (§ 556a Abs. 3 BGB). Mehr dazu im Artikel Verteilerschlüssel.

„Ich verstehe die Abrechnung nicht“

Eine Abrechnung muss für jede Kostenart die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, den Anteil des Mieters und die Vorauszahlungen zeigen. Fehlt das, ist sie formell fehlerhaft. Sind die Angaben vollständig, erläutern Sie einzelne Positionen einfach auf Nachfrage.

„Ein Betrag stimmt nicht“

Vergleichen Sie den Betrag mit der Rechnung. Stimmt er, bieten Sie Einsicht in den Beleg an. Haben Sie sich vertippt, korrigieren Sie die Abrechnung.

Berechtigter Einwand: Abrechnung korrigieren

Ist ein Einwand berechtigt, schicken Sie Ihrem Mieter eine korrigierte Abrechnung. Wird die Nachzahlung dadurch kleiner, geht das jederzeit. Wollen Sie mehr nachfordern als vorher, muss die korrigierte Abrechnung noch innerhalb Ihrer Abrechnungsfrist beim Mieter sein.

So antworten Sie Ihrem Mieter

• Antworten Sie schriftlich, per Brief oder E-Mail.
• Gehen Sie jeden Einwand einzeln durch, in der Reihenfolge seines Schreibens.
• Geben Sie berechtigte Punkte offen zu und kündigen Sie die Korrektur an.
• Begründen Sie unberechtigte Punkte kurz, zum Beispiel mit dem Mietvertrag oder dem Gesetz.
• Bieten Sie Einsicht in die Belege an.

Eine sachliche Antwort beendet die meisten Streitfälle. Bei größeren Beträgen oder wenn Sie unsicher sind, helfen Haus & Grund oder eine Fachanwältin oder ein Fachanwalt für Mietrecht.

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