Frist der Nebenkostenabrechnung: die 12-Monats-Regel

Die 12-Monats-Regel

Für die Nebenkostenabrechnung gilt eine klare gesetzliche Frist. Nach § 556 Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) muss die Abrechnung dem Mieter spätestens 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Diese Frist ist fest. Sie lässt sich nicht durch eine Vereinbarung im Mietvertrag zu Lasten des Mieters verlängern.

Wichtig ist das Wort „zugehen": Es zählt nicht, wann Sie die Abrechnung abschicken, sondern wann sie beim Mieter ankommt.

Ab wann läuft die Frist?

Die 12 Monate beginnen am Tag nach dem Ende des Abrechnungszeitraums. Die meisten Vermieter rechnen das Kalenderjahr ab. Dann gilt:

• Abrechnungszeitraum: 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2025
• Die Abrechnung muss beim Mieter sein bis: 31. Dezember 2026

Weicht Ihr Abrechnungszeitraum vom Kalenderjahr ab, verschiebt sich die Frist entsprechend. Endet der Zeitraum zum Beispiel am 30. Juni 2025, läuft die Frist bis zum 30. Juni 2026.

Was passiert, wenn Sie die Frist verpassen?

Verstreicht die 12-Monats-Frist, ohne dass die Abrechnung beim Mieter ist, verlieren Sie in der Regel Ihren Anspruch auf eine Nachzahlung. Das steht ausdrücklich in § 556 Absatz 3 Satz 3 BGB. Eine verspätete Abrechnung dürfen Sie zwar noch erstellen, aber Geld nachfordern können Sie daraus normalerweise nicht mehr.

Deshalb ist diese Frist für Sie als Vermieter die wichtigste im ganzen Jahr. Tragen Sie sich den letzten Tag als festen Termin in den Kalender ein.

Ausnahme: Verzögerung nicht zu vertreten

Es gibt eine Ausnahme. Wenn Sie die verspätete Abrechnung nachweislich nicht zu vertreten haben, bleibt Ihr Nachzahlungsanspruch bestehen. Ein typisches Beispiel: Die Gemeinde stellt den Grundsteuer- oder Betriebskostenbescheid selbst so spät aus, dass Sie ohne diese Zahl nicht abrechnen können.

Diese Ausnahme wird von Gerichten aber eng ausgelegt. Bloßes Vergessen oder Zeitmangel zählt nicht. Verlassen Sie sich nicht darauf, sondern rechnen Sie rechtzeitig ab.

Guthaben trotzdem auszahlen

Die Frist schützt den Mieter, nicht den Vermieter. Ergibt Ihre verspätete Abrechnung ein Guthaben für den Mieter, müssen Sie dieses trotzdem auszahlen. Die Frist verhindert nur Ihre Nachforderung, nicht die Erstattung an den Mieter.

Zugang beim Mieter nachweisen

Weil es auf den Zugang ankommt, sollten Sie im Streitfall beweisen können, dass die Abrechnung rechtzeitig angekommen ist. Im Zweifel müssen Sie als Vermieter den Zugang nachweisen. Sinnvoll sind zum Beispiel:

• persönliche Übergabe mit kurzer Empfangsbestätigung
• Einwurf in den Briefkasten mit einem Zeugen
• Versand so früh, dass ein paar Tage Puffer bis zum Fristende bleiben

Schicken Sie die Abrechnung nicht erst am letzten Tag los. Planen Sie den Postweg ein.

Die Frist des Mieters

Auch der Mieter hat eine Frist. Nachdem er die Abrechnung erhalten hat, hat er 12 Monate Zeit, Einwendungen zu erheben, also der Abrechnung zu widersprechen (§ 556 Absatz 3 BGB). Danach sind seine Einwände in der Regel ausgeschlossen. Eine sauber erstellte, nachvollziehbare Abrechnung reduziert das Risiko von Rückfragen und Streit von vornherein.

Wenn die Frist bald abläuft

Rückt das Fristende näher und Sie sind noch nicht fertig, hilft dieses Vorgehen:

• Zählen Sie zusammen, welche Belege Ihnen noch fehlen, und fordern Sie sie sofort an.
• Fehlt nur eine einzelne Position, prüfen Sie, ob Sie den Rest schon abrechnen und die offene Position später nachschieben können.
• Erstellen Sie die Abrechnung vollständig und formal korrekt, statt sie in Eile fehlerhaft zu verschicken.

Wie Sie eine vollständige Abrechnung Schritt für Schritt aufbauen, steht in unserem Artikel Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt.