Nebenkosten­abrechnung aus der Hausgeld­abrechnung erstellen

Hausgeld und Nebenkosten sind nicht dasselbe

Als Eigentümer zahlen Sie jeden Monat Hausgeld an die Eigentümergemeinschaft. Davon bezahlt der Verwalter alles, was im Haus anfällt: Wasser, Müllabfuhr, Versicherung und Hausmeister, aber auch seine eigene Vergütung, Reparaturen und die Rücklage für spätere Arbeiten am Haus.

Einmal im Jahr bekommen Sie dafür die Hausgeldabrechnung. Sie rechnet zwischen Ihnen und der Eigentümergemeinschaft ab. Ihr Mieter hat damit nichts zu tun.

Die Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter ist eine eigene Abrechnung. Sie darf nur Betriebskosten enthalten, die Ihr Mietvertrag auf den Mieter umlegt, und sie zieht die Vorauszahlungen Ihres Mieters ab. Die Hausgeldabrechnung einfach weiterzugeben reicht deshalb nicht. Sie ist aber die beste Grundlage, denn fast alle Zahlen stehen schon darin.

Mit welchem Teil Sie arbeiten

Eine Hausgeldabrechnung besteht meist aus mehreren Teilen:

• Gesamtabrechnung: die Kosten des ganzen Hauses.
• Einzelabrechnung: Ihr Anteil an jeder Kostenart. Mit diesen Beträgen arbeiten Sie.
• Vermögensbericht: Kontostände und Rücklage der Gemeinschaft. Für Ihren Mieter ohne Bedeutung.
• Aufstellung für die Steuer: haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG. Hier stehen Beträge oft ein zweites Mal.

Übernehmen Sie jeden Betrag nur einmal, und zwar aus Ihrer Einzelabrechnung. Viele Verwalter trennen dort schon zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten. Das ist eine gute Hilfe. Verantwortlich für die Abrechnung an Ihren Mieter bleiben aber Sie. Ein zweiter Blick lohnt sich also.

Diese Posten dürfen Sie übernehmen

Die folgenden Posten finden Sie häufig in der Hausgeldabrechnung. Sie dürfen sie an Ihren Mieter weitergeben, wenn Ihr Mietvertrag die Betriebskosten auf den Mieter umlegt. Die Nummern stammen aus § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV).

• Wasser und Abwasser (Nr. 2 und 3)
• Heizung und Warmwasser (Nr. 4 bis 6), dazu mehr weiter unten
• Aufzug (Nr. 7)
• Müllabfuhr und Straßenreinigung (Nr. 8)
• Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung (Nr. 9)
• Gartenpflege (Nr. 10)
• Allgemeinstrom, etwa für Treppenhaus und Keller (Nr. 11)
• Schornsteinfeger (Nr. 12)
• Gebäudeversicherung und Haftpflichtversicherung (Nr. 13)
• Hausmeister (Nr. 14), aber nur der Teil für Pflege, Reinigung und Kontrolle, nicht für Reparaturen oder Verwaltung
• Betriebskosten der Antennenanlage (Nr. 15)
• Gemeinsame Waschmaschinen und Trockner (Nr. 16)
• Sonstige Betriebskosten (Nr. 17), etwa die Wartung der Rauchwarnmelder. Diese nur, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich genannt sind.

Die vollständige Liste mit Erklärungen finden Sie im Artikel Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

Diese Posten zahlen Sie selbst

Diese Posten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung. Sie tragen sie als Eigentümer:

• Vergütung des Verwalters
• Zahlungen in die Erhaltungsrücklage, früher Instandhaltungsrücklage genannt
• Reparaturen und Instandhaltung, zum Beispiel am Dach, an den Fenstern oder an der Heizung
• Kontoführung und Bankgebühren der Gemeinschaft
• Kosten für Eigentümerversammlungen, Anwälte oder Gerichte
• Sonderumlagen
• Gebühren für Kabelfernsehen. Seit dem 1. Juli 2024 dürfen Sie diese nicht mehr auf Ihren Mieter umlegen.

Auch Ihr eigenes Ergebnis aus der Hausgeldabrechnung spielt für Ihren Mieter keine Rolle. Ob Sie an die Gemeinschaft nachzahlen oder Geld zurückbekommen, betrifft nur Sie. In die Nebenkostenabrechnung gehören die Kosten und die Vorauszahlungen, die Ihr Mieter an Sie gezahlt hat.

Grundsteuer und Heizkosten

Grundsteuer: Die Grundsteuer zahlen Sie direkt an die Gemeinde. Deshalb steht sie meist nicht in der Hausgeldabrechnung. Umlagefähig ist sie trotzdem (Nr. 1). Nehmen Sie den Betrag aus Ihrem Grundsteuerbescheid und tragen Sie ihn als eigene Kostenart ein. Seit 2025 gelten neue Grundsteuerwerte. Achten Sie darauf, den Bescheid für das richtige Jahr zu nehmen.

Heizung und Warmwasser: Bei einer Zentralheizung erstellt meist ein Messdienst eine eigene Heizkostenabrechnung. Ihr Anteil steht in der Hausgeldabrechnung oder liegt als Anlage bei. Übernehmen Sie die Beträge für Ihre Wohnung aus dieser Heizkostenabrechnung.

Ist Ihr Mieter im Abrechnungsjahr ein- oder ausgezogen, gilt bei den Heizkosten in der Regel der Wert aus der Zwischenablesung, nicht ein Anteil nach Tagen. Heizt das Haus zum Beispiel mit Gas oder Öl, tragen Sie außerdem einen Teil der CO2-Kosten selbst. Wie das geht, steht im Artikel CO2-Kosten zwischen Mieter und Vermieter aufteilen.

Welcher Verteilerschlüssel gilt?

Für vermietete Eigentumswohnungen gibt es eine eigene Regel. Steht in Ihrem Mietvertrag nichts zur Verteilung, gilt der Schlüssel der Eigentümergemeinschaft (§ 556a Abs. 3 BGB). Das sind oft die Miteigentumsanteile, bei Wasser und Heizung der gemessene Verbrauch. Die Beträge aus Ihrer Einzelabrechnung können Sie dann direkt übernehmen. Diese Regel gilt seit Dezember 2020. Ältere Ratgeber nennen hier noch die Wohnfläche.

Anders ist es, wenn Ihr Mietvertrag einen eigenen Schlüssel nennt, etwa die Wohnfläche. Dann gilt der Mietvertrag. Sie teilen die Kosten des Hauses dann selbst auf: Gesamtkosten aus der Gesamtabrechnung mal Ihre Wohnfläche, geteilt durch die Wohnfläche aller Wohnungen.

Nur wenn der Schlüssel der Gemeinschaft im Einzelfall klar unfair wäre, gilt die gesetzliche Grundregel nach Wohnfläche. Das kommt selten vor. Mehr zu den einzelnen Schlüsseln lesen Sie im Artikel Verteilerschlüssel einfach erklärt.

Wenn die Hausgeldabrechnung spät kommt

Die Nebenkostenabrechnung muss Ihrem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Jahr 2025 heißt das: bis zum 31. Dezember 2026.

Diese Frist gilt auch, wenn die Hausgeldabrechnung spät kommt oder die Eigentümer sie noch nicht beschlossen haben. Das hat der Bundesgerichtshof entschieden (Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15). Fragen Sie deshalb früh beim Verwalter nach und heben Sie Ihre Nachfragen auf. Kommt die Abrechnung trotz Ihrer Bemühungen zu spät, kann eine Ausnahme gelten. Verlassen Sie sich aber nicht darauf.

Mehr dazu lesen Sie im Artikel Frist der Nebenkostenabrechnung.

So gehen Sie vor

1. Schlagen Sie in der Hausgeldabrechnung Ihre Einzelabrechnung auf.
2. Gehen Sie die Posten durch und übernehmen Sie nur die umlagefähigen Betriebskosten.
3. Tragen Sie die Grundsteuer aus Ihrem Bescheid ein.
4. Übernehmen Sie Heizung und Warmwasser aus der Heizkostenabrechnung Ihrer Wohnung.
5. Hat Ihr Mieter nur einen Teil des Jahres in der Wohnung gewohnt, rechnen Sie die Jahresbeträge nach Tagen um, zum Beispiel 92 von 365 Tagen.
6. Ziehen Sie die Vorauszahlungen ab, die Ihr Mieter im Abrechnungszeitraum an Sie gezahlt hat.
7. Legen Sie eine Kopie der Hausgeldabrechnung bei. Sie zeigt die Gesamtkosten des Hauses, den Verteilerschlüssel und Ihren Anteil. So kann Ihr Mieter jeden Betrag nachvollziehen.

Wie eine vollständige Abrechnung aufgebaut ist, zeigt der Artikel Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt.

So hilft Ihnen ImmoKlix

Mit ImmoKlix müssen Sie die Beträge nicht abtippen. Wählen Sie bei der Frage „Welche Beträge liegen Ihnen vor?“ die Antwort „Bereits ermittelte Mieteranteile“. Im nächsten Schritt laden Sie Ihre Hausgeldabrechnung hoch, als PDF oder als Fotos.

• ImmoKlix liest die Kostenzeilen aus und ordnet sie den Kostenarten zu. Kosten, die nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen, etwa Verwaltung oder Rücklage, zeigt ImmoKlix getrennt an.
• Sie sehen jede Zeile und vergleichen die Beträge mit Ihrer Hausgeldabrechnung, bevor etwas übernommen wird.
• Hat Ihr Mieter nur einen Teil des Jahres in der Wohnung gewohnt, rechnet ImmoKlix die Beträge nach Tagen um. Die Heizkosten tragen Sie aus der Zwischenablesung ein.
• Vor dem Bezahlen prüft ImmoKlix Ihre Abrechnung auf die Frist und auf typische Fehler.
• Nach dem Kauf erhalten Sie die Abrechnung als PDF, ein Anschreiben an Ihren Mieter und eine Mappe für die Belege.

Die Datei selbst bleibt auf Ihrem Gerät. Übertragen werden nur die Zeilen mit Beträgen, und sie werden nicht gespeichert.